7 Secretos del super organizado

Estos son hábitos que usted puede aplicar a su trabajo, a su hogar, a sus hijos, a sus pasatiempos, a su vida. En cambio de decirle específicamente cómo organizar algo, como su escritorio o su guardarropa, le proveo de principios que usted puede usar una y otra vez en todas las situaciones.

¿Son estos principios obvios? Seguro, si lo piensa detenidamente. Los ha le&íacute;do en otros lugares. Pero puede no estar aplicándolos a su vida diaria y ahí es donde reside el problema. Yo simplemente le proveo de una guía paso-a-paso de lo que realmente funciona, basado en mi experiencia y en la de otros.

Si su vida es un desastre, como lo era la mía, no recomiendo tratar de organizar todo de una sola vez. Es abrumador. Empiece con el primer hábito, y siga de ahí en adelante. Hágalo de a un poco cada vez, un área de su vida a la vez, un área de su hogar o su oficina a la vez. Trabaje sobre un hábito por un mes o más, luego pase al siguiente. O adopte dos o tres si cree que lo puede manejar, pero no los haga todos a la vez. Recomiendo también que separe un tiempo cada día (30 o 60 minutos) para ordenar, al menos en un principio, hasta que esté bastante organizado y tenga su sistema a punto. Luego, necesitará 10 minutos al día, sólo para mantener las cosas andando sin problemas y de cada vez en cuando necesitará una sesión de purga (cada 6 meses o más) para librarse de lo acumulado.

Aquí están los 7 hábitos:

  1. Reduzca antes de organizar. El error que la mayoría de la gente comete cuando trata de ordenar sus cosas, sus tareas o sus proyectos es que tienen un gran desorden de cosas para organizar y es muy complicado. Si tiene un guardarropa abarrotado de cosas, claro, puede ir y comprarse un montón de organizadores pero al final, aún tendrá un guardarropa abarrotado de cosas. Lo mismo con el manejo del tiempo: puede organizar su horario pero aún estará lleno de tareas. La solución: reducir, eliminar y simplificar. Si usted toma un guardarropa lleno de 100 cosas y bota todo menos 10 cosas que usa y quiere, no necesitará ya un organizador. Lo mismo con el manejo del tiempo: si tiene 20 cosas para hacer hoy y las reduce a solo las tres tareas más importantes, ya no necesitará un horario. Como se reduce: saque todo de su guardarropa o cajón o cualquier otro contenedor (incluso su horario), límpielo y vuelva a poner, únicamente, aquellos artículos que usted realmente ama y usa regularmente. Esto lo dejará con una pila de otras cosas – deshágase de ellas tirándolas, donándolas, vendiéndolas o regalándoselas a un ser querido. Si no soporta deshacerse de algunas cosas, póngalas en una caja marcada “tal vez” y guárdelas en su ático, en su sótano o en cualquier otro lugar con espacio para almacenar. Escríbale una descripción y fecha y, seis meses después cuando no lo haya necesitado, tírelo.
  2. Escríbalo, siempre. Nuestras mentes son algo maravilloso, pero dejan pasar cosas como un tamiz. No recordamos las cosas cuando las necesitamos recordar y continuamente las recordamos cuando no las necesitamos. En cambio de usar su mente como un depósito de cosas que necesita recordar, escríbalas. Yo cargo una pequeña libreta de bolsillo a todas partes donde voy y escribo las cosas inmediatamente. Luego proceso las ideas y las tareas en el calendario o en mi lista de tareas, así no olvido las cosas.
  3. Mantenga un buzón y procéselo. Bueno, realmente necesita dos buzones – uno para la casa y otro para el trabajo. Sin embargo mucha gente tiene más que eso. El papel llega a los escritorios y termina en varios lugares. Los mensajes telefónicos quedan por todas partes, lo mismo que nuestras notas. En cambio, tenga un solo buzón y ponga todo lo que llega allí. Luego, una vez al día (o una vez a la semana en la casa si lo prefiere), procese su buzón hasta vaciarlo. Tome un ítem de la caja y decida que hacer con el, ahí mismo: botarlo, delegarlo, archivarlo, ponerlo es su lista de tareas o hacerlo inmediatamente. Haga lo mismo con el siguiente ítem hasta que su buzón esté vacío. No deje estas decisiones para después.
  4. Un lugar para todo. Relacionado con el anterior consejo está aquel de tener un lugar para cada ítem en su vida. ¿Dónde van sus llaves? Debería tener un lugar para ellas (cerca de la puerta es el mejor sitio) y nunca las perderá de nuevo. ¿Dónde van sus lapiceros? ¿Qué tal las revistas? Yo le enseńo a mis hijos a tener un ‘”lugar” para cada juguete o cualquier otro artículo en sus habitaciones (aún así, sus juguetes son en su mayoría errantes sin hogar, pero son niños) y ese es un concepto que funciona con adultos también: cada ítem debe tener un lugar, y si no lo tiene, necesitamos escogerle uno. Las etiquetas pueden ayudarle a recordar dónde están esos lugares. Ahora, si usted encuentra algo es su mesa, en su cama o en su escritorio, sabrá que no pertenece allí. Encuéntrele su lugar – no es simplemente tirarlo en cualquier parte. El mismo concepto aplica para la información: ¿Tiene usted un lugar para donde poner toda su información? Si no, ensaye con un ‘wiki’ personal – es accesible desde la casa y el trabajo y puede crear páginas para cada tipo de información en su vida – horarios, metas, tareas, películas a ver, libros a leer, notas sobre proyectos, etc.
  5. Guárdelo inmediatamente. La mayoría de la gente tiene el hábito de poner algo en la mesa o en su escritorio con la intención de “guardarlo luego”. Bueno, así es como las cosas se tornan sucias y desorganizadas. En cambio, guárdelo inmediatamente, en su lugar. Sólo toma unos pocos segundos, y este hábito le ahorrará un montón de tiempo de limpiar, clasificar y ordenar luego. Cuando se vea dejando algo en cualquier parte, pare, y fuércese a guardarlo inmediatamente. Luego de un tiempo, se convierte en algo natural.
  6. Limpie mientras lo hace. Muy relacionado con el hábito 5, este hábito es efectivo porque es mucho más fácil limpiar las cosas mientras trabaja o mientras avanza su día que dejarlas apilar y luego hacer una sesión de limpieza después. Entonces, si está cocinando, trate de lavar los platos al irlos usando, luego limpie todo, en vez de dejar un gran desorden. El mismo principio aplica a todo lo que hacemos. Si es más fácil hacerlo en pequeños pasos, más probablemente lo haremos. Si hay un gran desorden por limpiar, más fácilmente nos intimidará o abrumará la tarea y la dejaremos para después.
  7. Desarrolle rutinas y sistemas. Si ya tiene todo limpio y organizado, se podrá sentar y disfrutar del placer que ello brinda. Ser organizado y tener un ambiente de trabajo o un hogar simplificado es tremendamente satisfactorio. Pero el problema es que luego de un tiempo, las cosas tienden a desorganizarse y revolverse otra vez. Las cosas tienden a gravitar hacia el caos. La solución: necesita desarrollar sistemas para mantener el orden. Por ejemplo, el procesamiento del buzón mencionado antes es un sistema: usted tiene procedimientos específicos para procesar todos los papeles entrantes, y tiene una rutina para hacerlo (una vez al día). Todos los sistemas siguen los mismos lineamientos – procedimientos específicos y una rutina que se hace a intervalos determinados (tres veces al día, una vez al día, una vez a la semana, una vez al mes, etc.). Es importante que usted identifique los sistemas que tiene en su vida (y existen, aún sin que usted lo sepa – pero tal vez son complicados y caóticos) y los escriba para que así los pueda hacer eficientes, simples y organizados. Desarrolle sistemas para tratar con el papeleo y el ‘email’, con los niños, con sus horarios, con los mandados, la lavandería, las tareas, el ejercicio y todo lo demás. Una vez esos sistemas están implementados, necesitará estar pendiente de mantenerlos andando, luego sus cosas se mantendrán organizadas.

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